Firmas digitales, que son y sus ventajas.

¿Qué es la Firma Digital?

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Una firma digital no es otra cosa que una secuencia de caracteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre un papel nuestra firma manuscrita.

Una firma digital permite identificar inequívocamente a la persona que emite el mensaje, tener la certeza de que el mensaje se encuentra exactamente igual que como fue emitido al momento de su recepción y que el firmante no tenga la posibilidad de negar el haber firmado el documento. Es decir, una firma digital otorga identidad e integridad a un documento y evita su repudiación en origen.

Como ejemplos estándares de documentos firmados, existe el PDF/A, que es un subconjunto dentro del estándar PDF dedicado al almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación.

 

¿Qué ventajas me aporta la Firma Digital? 

La firma digital aumenta la seguridad en las transacciones que quedan reflejadas en documentos. Adoptando la firma digital se elimina la posibilidad de cometer fraude por un impostor firmando el documento.

Integridad del mensaje: Teniendo firma digital se demuestra la validez del documento. Aseguras al receptor que el documento es válido y libre de información falsa.

Requerimientos legales: Usar una firma digital supone satisfacer algunos requerimientos legales con los documentos en cuestión, La firma digital se encarga de cualquier aspecto legal en la transacción del firma-digitaldocumento. Algunos ejemplos de documentos pueden ser facturas, contratos, nóminas, etc.

Ahorro de costes: Al incluir una Firma Digital dentro de un Flujo de Trabajo, podemos firmar los documentos, de forma que varias personas en serie pueden aprobar de forma 100% legal un documento sin que este viaje físicamente, sino moviéndose a través del flujo de trabajo que está dentro de la herramienta de sistemas.

 

¿Cuánto puedo ahorrar implantando la Firma Digital?

Los beneficios monetarios de usar Firma Digital integrada en un Sistema Software de Gestión Documental en vez de soluciones tradicionales de firma en papel son:

  • Incrementar la productividad y eficiencia de los empleados.
  • Facilitar un entorno “sin papel” o “papel cero”.
  • Eliminar el riesgo de apropiación indebida de propiedad intelectual.
  • E-Archivado de documentos legales.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Ahorro de impresión de miles de papeles al día.
  • Estos beneficios son mayores cuanto mayor es la empresa u organización que decide adoptar internamente una solución de Firma Digital.

Firma Digital vs Firma de Tinta sobre Papel

Una firma de tinta puede ser fácilmente replicada de un documento a otro mediante la copia de la imagen de forma manual o digital. La Firma Digital obliga criptográficamente a una identidad electrónica de un documento electrónico y no se puede copiar a otro documento. Los contratos de papel a menudo tienen el bloque de tinta en la última página, y las páginas anteriores pueden ser sustituidas después de que se aplica una firma. Las firmas digitales se pueden aplicar a un documento completo, de tal manera que la firma digital en la última página indicará si la manipulación de los datos en cualquiera de las páginas se ha producido.